Tietojenkäsittelysopimus (DPA)

Osapuolet

Rekisterinpitäjä: Asiakas (yritys, joka on hyväksynyt Klirryn käyttöehdot).

Henkilötietojen käsittelijä: Per Philip Alexander Hjelmberg, toiminimi (enskild firma), Drottninggatan 12, 352 29 Växjö, Ruotsi, Ruotsin arvonlisäverotunniste SE850529273301 ("Klirry"), jota pyörittää sen perustaja.

Yhdessä "Osapuolet".

Milloin tätä DPA:ta sovelletaan. Tämä DPA hyväksytään käyttöehtojen kanssa, ja se sitoo ennen kuin mitään käsittelyä Asiakkaan puolesta tapahtuu: sitä sovelletaan siitä hetkestä, kun Asiakas yhdistää kaupan tai lataa dataa, myös 21 päivän Kokeilujakson aikana ja testitileillä.

Soveltamisalaa koskeva huomautus: Tämä DPA säätelee vain Klirryn suorittamaa Tilausdatan käsittelyä — toimintaa, jossa Klirry toimii henkilötietojen käsittelijänä Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaan. Tilitietoja (Asiakkaan oma henkilöstö, joka kirjautuu Klirryyn) Klirry käsittelee itsenäisenä rekisterinpitäjänä, joka määrittelee omat tarkoituksensa ja keinonsa, ja niitä säätelevät käyttöehdot ja tietosuojaseloste, ei tämä DPA — katso tietosuojaselosteen kohta "Kaksi roolimme". Jos DPA:n operatiiviset kohdat (esim. kohta 7, poistaminen) kuvaavat prosessia, joka poistaa sekä Tilausdatan että Tilitiedot yhdessä, se kuvaa vain teknistä mekanismia; se ei laajenna 28 artiklan mukaisia käsittelijän velvoitteita Tilitietoihin.

Määritelmät

Asiakirjan rakenne

Tämä DPA koostuu pääosasta ja neljästä liitteestä:

• Liite 1 — Rekisteröidyt ja Henkilötietojen ryhmät
• Liite 2 — Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet (TOM)
• Liite 3 — Alikäsittelijät (tuotettu toimittajarekisteristä)
• Liite 4 — Yhdistetyt alustat: asiakkaan omat alustat, joista Klirry lukee tai joihin se lähettää asiakkaan ohjeen mukaisesti (tuotettu samasta rekisteristä; eivät ole alikäsittelijöitä)

1. Kohde, kesto, luonne ja tarkoitus

1.1 Kohde

Klirry käsittelee Henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta Palveluiden tarjoamiseksi: laskee Rekisterinpitäjän verkkokaupan todellisen voiton yhdistämällä tilausdataa, maksukulu- ja toimituskustannustietoja, mainoskulutusta, arvonlisäverokantoja ja Rekisterinpitäjän kustannusasetuksia, ja muuttaa sen päätöksiksi mainonnasta, tuotteista, maista ja markkinoista, maksutavoista ja toimituksesta. Google Analytics 4 -data, kun se on yhdistetty, on vain suuntaa-antava signaali eikä koskaan sisälly voittolukuun.

1.2 Käsittelyn luonne

• Keruu: Tilausdata ja mainoskulutusdata kerätään Rekisterinpitäjän integraatioiden kautta sen verkkokauppa-alustaan ja mainostileihin (vain lukukyselyt; ks. käyttöehtojen kohta 3 ainoista objekteista, jotka Klirry luo alustalle) sekä tiedostoista, jotka Rekisterinpitäjä lataa (esimerkiksi maksupalveluntarjoajien tilitystiedostot ja rahtilaskut).
• Tallennus: Data tallennetaan EU:ssa Klirryn infrastruktuurilla (ks. liite 2).
• Yhdistäminen: Tilausdata yhdistetään päivämäärän, maan, tuotteen, maksutavan, toimitustavan ja kampanjan mukaan voiton ja päätösten laskemiseksi.
• Ei käsittelyä omiin tarkoituksiin: Klirry ei käytä Tilausdataa omaan markkinointiinsa, jälleenmyyntiin, vertailuihin tai analytiikkaan eikä käytä sitä tekoälymallien kouluttamiseen.

1.3 Käsittelyn tarkoitus

Ainoa Käsittelyn tarkoitus tämän DPA:n mukaan on Palveluiden tarjoaminen käyttöehtojen kohdassa 3 ("Mitä palvelu tekee") kuvatulla tavalla.

1.4 Kesto

Käsittely alkaa, kun Asiakas yhdistää datalähteen tai lataa dataa, ja jatkuu, kunnes sopimus on päättynyt ja kohdan 7 noutojakso on päättynyt.

2. Käsittelijän velvoitteet

2.1 Dokumentoidut ohjeet

Klirry käsittelee Henkilötietoja vain Rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Palvelut sellaisina kuin Asiakas on ne konfiguroinut muodostavat täydellisen ohjeiden joukon. Jos Klirry katsoo, että ohje rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, se ilmoittaa siitä Rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä.

2.2 Luottamuksellisuus ja tukipääsy

Klirry varmistaa, että kaikki Henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia. Pääsy tuotannon Henkilötietoihin rajataan perustajaan ja henkilöihin, joilla on dokumentoitu toiminnallinen tarve (vähimmän oikeuden periaate). Tukea varten perustaja voi avata tilin Asiakkaana (esiintyminen); jokainen aloitus ja lopetus kirjataan tarkastuslokiin toimivan perustajan ja tilin kanssa, ja esiintymisistunto näytetään sellaisena sovelluksessa. Esiintymistä käytetään vain tukipyyntöön vastaamiseen tai vian tutkimiseen.

2.3 Ei käsittelyä omiin tarkoituksiin

Klirry ei käsittele Tilausdataa mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin Palveluiden suorittamiseen.

2.4 Kansainväliset siirrot

Klirry ei siirrä Rekisterinpitäjän Henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan tai kansainväliselle järjestölle, paitsi Rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti tai jos unionin oikeus tai jäsenvaltion laki sitä edellyttää (jolloin Klirry ilmoittaa asiasta Rekisterinpitäjälle etukäteen, ellei laki kiellä sitä). Sallittu siirto tehdään vain GDPR:n V luvun mukaisella pätevällä mekanismilla (tietosuojan riittävyyspäätös tai vakiosopimuslausekkeet tarvittaessa täydentävin toimenpitein). Tilausdata isännöidään EU:ssa; liite 3 ilmoittaa jokaisen alikäsittelijän alueen, mukaan lukien kaikki EU:n/ETA:n ulkopuoliset siirrot.

2.5 Turvallisuus ja avustaminen (32–36 artikla)

Klirry toteuttaa liitteen 2 toimenpiteet (32 artikla) ja avustaa käsittelyn luonne ja sen saatavilla olevat tiedot huomioon ottaen Rekisterinpitäjää varmistamaan 32–36 artiklan noudattamisen: tietoturvaloukkausilmoitukset (kohta 5), tietosuojan vaikutustenarvioinnit ja ennakkokuuleminen toimittamalla tässä DPA:ssa kuvattua käsittelyä koskevat tiedot kirjallisesta pyynnöstä 30 kalenteripäivän kuluessa.

3. Alikäsittelijöiden hyväksyntä

3.1 Yleinen hyväksyntä

Rekisterinpitäjä antaa Klirrylle yleisen kirjallisen luvan käyttää Alikäsittelijöitä Palveluiden tarjoamiseen tämän kohdan mukaisesti.

3.2 Nykyiset Alikäsittelijät

Alikäsittelijät on lueteltu liitteessä 3, joka on tuotettu samasta rekisteristä kuin julkinen sivu /legal/subprocessors, joten ne eivät voi poiketa toisistaan. Liite 3 on osa tätä DPA:ta. Toimittaja, jonka tilana on "Ei vielä käytössä", lisätään vasta kohdan 3.3 mukaisen ilmoituksen jälkeen. Työkalut, joita Klirry käyttää rekisterinpitäjänä omiin tarkoituksiinsa (laskutus, uutiskirje, verkkosivuston analytiikka), eivät ole Rekisterinpitäjän datan Alikäsittelijöitä; ne esitetään julkisella sivulla vain läpinäkyvyyden vuoksi.

3.2a Velvoitteiden ja vastuun välittäminen

Klirry asettaa jokaiselle Alikäsittelijälle kirjallisella sopimuksella tietosuojavelvoitteet, jotka eivät ole vähemmän suojaavia kuin tämän DPA:n velvoitteet (28(4) artikla), ja vastaa edelleen täysimääräisesti Rekisterinpitäjälle Alikäsittelijöidensä velvoitteiden täyttämisestä.

3.3 Alikäsittelijöiden muutokset

Klirry ilmoittaa Rekisterinpitäjälle kaikesta aiotusta Alikäsittelijän lisäyksestä tai vaihdosta vähintään 30 päivää etukäteen sähköpostitse Rekisterinpitäjän tilin sähköpostiosoitteeseen.

3.4 Vastustamisoikeus

Rekisterinpitäjä voi vastustaa muutosta kirjallisella ilmoituksella osoitteeseen privacy@klirry.com 14 päivän kuluessa ilmoituksesta. Jos Osapuolet eivät ratkaise vastalausetta 30 päivän kuluessa, Rekisterinpitäjä voi irtisanoa Palvelut ja saada käyttämättömältä jaksolta ennakkoon maksettujen maksujen suhteellisen palautuksen.

4. Avustaminen rekisteröityjen oikeuksissa

4.1 Avustamisen laajuus

Klirry avustaa Rekisterinpitäjää vastaamaan GDPR:n 15–22 artiklan mukaisiin pyyntöihin:

• toimittamalla tietojen viennin kaikesta Asiakkaan tenantille säilytettävästä Tilausdatasta ja Tilitiedoista JSON- tai CSV-muodossa itsepalveluviennin kautta (Asetukset → Vie tietosi; muoto on dokumentoitu osoitteessa /legal/export-format);
• toimittamalla lopullisen poistamisen kohdan 7 mukaisesti;
• vastaamalla kirjallisiin teknisen avun pyyntöihin 30 kalenteripäivän kuluessa.

4.2 Loppukuluttajien pyyntöjen rajoitus

Klirry ei tallenna loppukuluttajien nimiä, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita tai osoitteita, joten loppukuluttajaa, joka ottaa yhteyttä suoraan Klirryyn, ei voida yhdistää tietueeseen. Tällaiset pyynnöt hoitaa Rekisterinpitäjä, joka voi tunnistaa tilauksen omasta kaupastaan ja antaa Klirrylle tilaustunnisteen, jotta Klirry voi avustaa. Tilaustiedot pysyvät pseudonymisoituina henkilötietoina, jotka Rekisterinpitäjä voi yhdistää takaisin (liite 1, A1.2); tämä kohta rajaa, miten pyyntö voi tavoittaa Klirryn, ei sitä, mitä data on.

5. Tietoturvaloukkauksesta ilmoittaminen

5.1 Klirryn velvoitteet

Jos tapahtuu Henkilötietojen tietoturvaloukkaus, joka vaikuttaa Rekisterinpitäjän dataan, Klirry:

1. ilmoittaa asiasta Rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 24 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut tiedon loukkauksesta. Ilmoituksen voi antaa vaiheittain: ensimmäinen ilmoitus tiedossa olevista asioista, sen jälkeen loput sitä mukaa kuin ne selviävät; 2. antaa GDPR:n 33(3) artiklan edellyttämät tiedot: loukkauksen luonne sekä Rekisteröityjen ja tietueiden likimääräinen määrä, yhteyspiste, todennäköiset seuraukset sekä toteutetut tai ehdotetut toimenpiteet; 3. tekee yhteistyötä Rekisterinpitäjän kanssa, jotta tämä voi täyttää omat velvoitteensa valvontaviranomaisia ja Rekisteröityjä kohtaan; 4. ei ilmoita loukkauksesta kolmansille osapuolille Rekisterinpitäjän puolesta, paitsi jos laki sitä edellyttää.

5.2 Sisäinen menettely

Klirrylla on tapahtumamenettely ja tapahtumarekisteri, joka seuraa lyhintä sovellettavaa määräaikaa: 24 tuntia (Rekisterinpitäjä, Shopify), 48 tuntia (Stripe), 72 tuntia (valvontaviranomainen, IMY, kun Klirry on itse rekisterinpitäjä).

6. Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet (liite 2)

Toimenpiteet on esitetty liitteessä 2. Klirry voi päivittää niitä edellyttäen, ettei turvallisuuden tasoa alenneta.

7. Poistaminen ja palauttaminen päättyessä

7.1 Noutojakso

Sopimuksen päätyttyä (Rekisterinpitäjän irtisanominen, koskaan maksamaton kokeilujakso tai maksun laiminlyönnistä johtuva keskeytys) Rekisterinpitäjällä on noutojakso, jonka aikana kaiken Tilausdatan ja Tilitiedot voi ladata JSON- tai CSV-muodossa: vähintään 30 kalenteripäivää irtisanomisen jälkeen; 30 kalenteripäivää Kokeilujakson päättymisestä kokeilutilille, josta ei koskaan tule maksavaa tiliä (poisto 51. päivänä tilin avaamisesta); 60 kalenteripäivää keskeytyksestä tilille, joka on keskeytetty maksun laiminlyönnin vuoksi. Shopify-kaupan data poistetaan 30 päivän kuluessa siitä poistopyynnöstä (redact), jonka Shopify lähettää asennuksen poistamisen jälkeen.

7.2 Mitä poistetaan ja mitä säilytetään

Noutojakson jälkeen Klirry poistaa pysyvästi kaikki Asiakkaan tenantiin liittyvät Henkilötiedot: Tilausdata (tilaukset, tilausrivit, kohdistustulokset, päätökset), mainoskulutusdata, maksukulu- ja toimituskustannustiedot, kustannuskonfiguraatio, yhteydet ja niiden tunnistetiedot, käyttäjät, istunnot ja tunnisteet sekä Asiakkaan tuotteen käytöstä syntyneet toiminnalliset tiedot (palaute, ilmoitusasetukset, kustannustarkastuksen tila, luokitushistoria, päätöskuitit, tehtävät, transaktiosähköpostien toimituslokit). Poisto suoritetaan eräkäsittelyin automaattisella poistoputkella.

Ainoat säilytettävät tiedot on lueteltu tyhjentävästi alla, kukin säilytysajan ja oikeusperusteen kanssa. Tämä on yksi säilytystaulukko, jota käytetään tietosuojaselosteessa, tässä DPA:ssa, käsittelytoimien selosteessa, tietoluettelossa ja tietojen poistamista koskevalla sivulla. Tilausdata ei koskaan ole tässä taulukossa: se poistetaan.

7.3 Poistovahvistus

Klirry lähettää poistovahvistuksen Rekisterinpitäjän tilin sähköpostiosoitteeseen 5 arkipäivän kuluessa poistosta, ja siinä on päivämäärä ja kosketetut taulukot (määrät, ei sisältöä).

7.4 Keskeytetty päättyminen

Jos Rekisterinpitäjä aktivoi tilauksensa uudelleen noutojakson aikana, poisto peruutetaan eikä mitään ole poistettu.

8. Tarkastusoikeudet

8.1 Tiedot

Klirry antaa Rekisterinpitäjän käyttöön kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen GDPR:n 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi, mukaan lukien tämä DPA ja sen liitteet, tietoturvadokumentaation asiaankuuluvat osat ja, kun niitä on, yhteenvedot kolmansien osapuolten tarkastuksista tai tunkeutumistesteistä.

8.2 Tarkastukset ja katselmukset

Rekisterinpitäjä (tai sen salassapitositoumuksella nimeämä tarkastaja) voi tarkastaa Klirryn tämän DPA:n noudattamisen. Tarkastukset tehdään ensin dokumentaation ja tietoturvaraporttien avulla; jos se ei riitä, kohtuullisella ennakkoilmoituksella tehtävällä katselmuksella (yleensä 30 päivää), työaikana, kerran vuodessa, ellei ole tapahtunut loukkausta tai valvontaviranomainen vaadi enemmän, häiritsemättä palvelua kohtuuttomasti ja ilman pääsyä muiden asiakkaiden dataan. Klirryn suostumusta ei vaadita tarkastukseen, johon GDPR oikeuttaa Rekisterinpitäjän; nämä käytännön säännöt säätelevät vain sitä, miten se tehdään. Alustaoperaattorit (esimerkiksi Shopify) voivat myös tarkastaa Klirryn ehtojensa edellyttämällä tavalla.

8.3 Vastuu

Klirryn vastuu tämän DPA:n nojalla noudattaa käyttöehtojen kohdan 13 ("Vastuu") rajoitusta — suurempi seuraavista: vaatimusta edeltävien 12 kuukauden aikana maksetut maksut ja 10 000 SEK, samoilla poikkeuksilla tahallisuuden, törkeän huolimattomuuden ja lain mukaan rajoittamattoman vastuun osalta — ellei pakottava laki edellytä muuta.

9. Sovellettava laki ja toimivaltainen tuomioistuin

Tähän DPA:han sovelletaan Ruotsin lakia, kuten käyttöehtoihinkin (kohta 20). Riidat ratkaisee sama tuomioistuin kuin käyttöehtojen mukaan: Växjö tingsrätt (Växjön käräjäoikeus) ensimmäisenä oikeusasteena.

10. Alustakohtaiset määräykset

Google Ads (Google Ads API Terms §7(B)). Kun Rekisterinpitäjä yhdistää Google Ads -tilin, tämä DPA on Google Ads API Terms -ehtojen §7(B)(i) edellyttämä kirjallinen sopimus Google Ads -ohjelman asiakkaan kanssa: se kuvaa käsittelyn, ja Klirry vahvistaa käsittelevänsä henkilötietoja Rekisterinpitäjän omien velvoitteiden mukaisesti Googlen sovellettavien tietosuojaehtojen nojalla (§7(B)(ii)) — vain Palveluiden tarjoamiseksi, ilman jatkokäyttöä, myyntiä tai käyttöä vertailuihin tai tekoälykoulutukseen.

Shopify, Meta ja muut. Alustadataa käytetään vain sille Rekisterinpitäjälle, joka sen yhdisti, se pidetään erillään kaikkien muiden asiakkaiden datasta, eikä sitä käytetä asiakkaiden välillä.

Sopimuksen tekeminen

Tämä DPA on osa käyttöehtoja ja tehdään, kun Asiakas hyväksyy ne (mukaan lukien hyväksyminen rekisteröitymisen yhteydessä tai asennettaessa Shopifysta); erillistä allekirjoitusta ei vaadita. Asiakas, joka tarvitsee allekirjoitetun kopion, voi pyytää sitä osoitteesta privacy@klirry.com.

Liite 1 — Rekisteröidyt ja Henkilötietojen ryhmät

A1.1 Rekisteröityjen ryhmät

A1.2 Henkilötietojen ryhmät — Tilausdata

A1.3 Nimenomainen kielteinen luettelo — dataa, jota EI kerätä

Poissuljettu rajapintakyselyn tasolla (ei haeta, ei kartoiteta, ei poisteta haun jälkeen):

• Asiakkaan nimi, sähköposti, puhelin, osoite (katu, postinumero, kaupunki)
• Loppukuluttajien IP-osoite, käyttäjäagentti, selaintiedot
• Kuljetusliikkeiden raa'at seurantanumerot ja raa'at klikkaustunnisteet
• Maatasoa pienempi maantieteellinen data
• Ruotsalaiset henkilötunnukset tai vastaavat
• Maksukorttinumerot tai pankkitiedot
• Henkilöstön tai myyjien nimet palautuksissa
• Mukautetut attribuutit, tilaushuomautukset ja muut asiakkaalle näkyvät vapaatekstikentät (paitsi tuotteen title, joka kulkee henkilötietosuodattimen läpi)

Nämä poissulkemiset toteutetaan Klirryn datan sisäänottokoodissa, eivät pelkästään käytännöllä.

A1.4 Tilitiedot (rekisterinpitäjän alue, tiedoksi)

Klirry käsittelee Tilitietoja rekisterinpitäjänä, ja ne ovat tämän DPA:n 28 artiklan soveltamisalan ulkopuolella.

Liite 2 — Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet (TOM)

Seuraavat kontrollit on toteutettu tämän DPA:n päivämääränä.

Klirry voi vahvistaa näitä toimenpiteitä milloin tahansa mutta ei heikennä niitä olennaisesti.

Liite 3 — Alikäsittelijät

Toimittaja, jonka tilana on "Ei vielä käytössä", lisätään vasta kohdan 3.3 mukaisen ilmoituksen jälkeen, kohdan 3.2a vaatimukset täyttävällä kirjallisella sopimuksella ja vain jos se käsittelee dataa EU:ssa/ETA:ssa tai V luvun mukaisella pätevällä mekanismilla (kohta 2.4).

Liite 4 — Yhdistetyt alustat (asiakkaan valitsemat tietolähteet)

Alla olevat alustat ovat asiakkaan omia: asiakas valitsee yhdistää ne, ja Klirry lukee niistä (tai ilmoituskohteen osalta lähettää niihin) asiakkaan dokumentoidun ohjeen mukaisesti tämän tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Ne ovat asiakkaan valitsemia tietolähteitä ja kohteita, eivät Klirryn alikäsittelijöitä: Klirry ei käytä niitä asiakkaan tietojen käsittelyyn. Pääsy on vain luku -tilassa siellä, missä taulukko niin sanoo, ja asiakas voi peruuttaa sen milloin tahansa viimeisessä sarakkeessa kuvatulla tavalla.

Muutosloki

Jokainen merkintä ilmoittaa version, päivämäärän ja mitä on muutettu. Pääversion numeron muutos on olennainen muutos: siitä ilmoitetaan asiakkaille sähköpostitse vähintään 30 päivää ennen sen voimaantuloa.